Intelligent Indbakke er et MedCom projekt, som har til formål at etablere en mere effektiv indbakke, der letter klinikkens håndtering af indkommende post. I første omgang handler det om autohåndtering af biokemiske labsvar, hvor der automatisk sendes besked til patienter om labsvar, som ikke umiddelbart kræver handling.
Funktionen til autohåndtering kan slås til og fra under Indstillinger > Rekvisitioner > Autohåndtering > Aktiveret.
I EG Clinea kan der vælges mellem 3 forskellige metoder til autohåndtering (også kaldet autohåndteringstyper). Den ønskede autohåndteringstype kan vælges ved bestilling af en rekvisition. Der kan også indstilles en standard-autohåndteringstype, som automatisk er forudvalgt ved bestilling af rekvisitioner.
Læs i dette kapitel om: (klik for at springe til afsnittet)
•Beskrivelse af de 3 autohåndteringstyper
•Vælg autohåndteringstype ved bestilling af rekvisition
•Vælg standard-autohåndteringstype
Beskrivelse af de 3 autohåndteringstyper
Ingen
Vælges denne type, benyttes ingen autofunktioner. Dette er standardværdien for klinikken, dvs. som udgangspunkt anvendes ingen autohåndtering.
Labsvaret vil som hidtil blive placeret i 'Indbakke' og overført til patientens journal, og skal herefter håndteres af klinikken, uanset svarets udfald.
Autosvar ved normal
Vælges denne type, benyttes autofunktionen til at sende et svar til patienten ved normalt labsvar.
Bemærk! Det er af PLO og MedCom bestemt, at der ikke kan tages en ydelse, når der sendes autosvar til patienten.
Når labsvaret modtages, placeres det kortvarigt i 'Indbakke', mens det tjekkes af systemet. Systemet tjekker alle prøvesvar på labsvaret ift. om de er inden for de tilladte grænseværdier, enten medsendt fra laboratoriet eller klinikkens valgte grænseværdier. Læs mere om opsætning af egne grænseværdier for udvalgte prøver nedenfor ved 'Tilpasningsmuligheder'. Labsvaret overføres samtidig til patientens journal. Herefter følges ét af tre nedenstående scenarier:
1) Normalt labsvar
Hvis alle prøvesvar er inden for grænseværdierne, og de desuden er endelige og betragtes som normale, så flyttes labsvaret automatisk til 'Slettet' og får status 'Autohåndteret'. Herefter sendes en e-kons notifikations-mail til patienten, og et autosvar på labsvaret er tilgængeligt for patienten i Patientportalen. Der eksisterer en standardtekst, men det er muligt at tilpasse teksten i autosvaret. Læs mere herom nedenfor ved 'Tilpasningsmuligheder'. I modulet Opfølgning markeres rekvisitionen med status 'Patient informeret'.
2) Delvist normalt labsvar eller midlertidige værdier
Hvis et labsvar er delvist med normale værdier, eller indeholder midlertidige værdier, så flyttes det også til 'Slettet', men uden afsendelse af autosvar til patienten. Efterfølgende bliver det delvise labsvar i 'Slettet' automatisk tjekket, og hvis der ikke er modtaget endeligt svar inden for 2 hverdage, så flyttes labsvaret tilbage til 'Indbakke' og får status 'Ikke håndteret'. Labsvarets dato på oversigten i 'Indbakke' ændres til at være tidspunktet for tilbageflytningen, så labsvaret placeres øverst. Derudover tilføjes en rød tekst til beskeden med årsag til, hvorfor labsvaret ikke er blevet håndteret.
3) Unormalt/afvigende labsvar
Hvis der er afvigelser i labsvaret, som falder uden for grænseværdierne, forbliver svaret i 'Indbakke' til håndtering af klinikken.
Arkiver ved aftale
Vælges denne type, benyttes autofunktionen til at arkivere labsvaret, hvis patienten har en kommende aftale. Som standard arkiveres labsvaret kun, hvis det er normalt, men dette kan tilpasses, så alle labsvar arkiveres, uanset svarets udfald. Læs mere herom nedenfor ved 'Tilpasningsmuligheder'.
Når labsvaret modtages, placeres det kortvarigt i 'Indbakke', mens det tjekkes af systemet. Systemet tjekker om patienten har en kommende kalenderaftale inden for et fastsat antal hverdage fra oprettelse af rekvisitionen. Standarden er 10 hverdage, men dette antal kan tilpasses. Læs mere herom nedenfor ved 'Tilpasningsmuligheder'. Labsvaret overføres samtidig til patientens journal. Herefter følges ét af to nedenstående scenarier:
1) Kalenderaftale eksisterer inden for angivet antal hverdage
Hvis der findes en kommende kalenderaftale inden for det angivne antal hverdage, så flyttes labsvaret automatisk til 'Slettet' og får status 'Autohåndteret'. Herefter skal klinikken informere om svaret, når patienten møder op til den planlagte kalenderaftale.
Alle labsvar, som flyttes til 'Slettet' pga. planlagt kalenderaftale, tjekkes efterfølgende automatisk for, om kalenderaftalen stadig er gældende. Hvis kalenderaftalen forsvinder (sletning, aflysning eller udeblivelse), så flyttes labsvaret tilbage til 'Indbakke' og får status 'Ikke håndteret'. Labsvarets dato på oversigten i 'Indbakke' ændres til at være tidspunktet for tilbageflytningen, så labsvaret placeres øverst. Derudover tilføjes en rød tekst til beskeden med årsag til, hvorfor labsvaret ikke er blevet håndteret.
2) Ingen kalenderaftale inden for angivet antal hverdage
Hvis der ikke findes en kommende kalenderaftale inden for det angivne antal hverdage, så forbliver svaret i 'Indbakke' til håndtering af klinikken.
Tilpas grænseværdier for laboratorieprøver til autosvar
Der kan opsættes klinikvalgte grænseværdier for udvalgte laboratorieprøver, gældende for alle patienter i klinikken.
Det gøres ved redigering af en prøve, enten i Systemmanager (under Laboratorietal > Prøver > højreklik på en prøve og vælg Ret) eller i modulet Labtal (højreklik på en prøve og vælg Ret prøve). Klik på knappen <Autosvar> for at redigere grænseværdierne.
Der kan opsættes 3 slags grænseværdier:
•Minimum/maksimum talværdi - disse anvendes til at definere om prøven er normal eller ej.
•Tekstværdi - disse tolkes som normale.
•Valgmulighed 'Autosvar altid' - her tolkes prøven som normal uanset hvad værdien er.
Bemærk! Disse grænseværdier bruges udelukkende på autosvar-funktionen. De har dermed ingen indflydelse på hvordan data præsenteres i modulerne Labtal og Beskeder.
Grænseværdier opsat af klinikken tilsidesætter grænseværdier medsendt af laboratoriet.
Knappen <Autosvar> lyser orange, hvis der er opsat klinikvalgte grænseværdier på prøven.
Tilpas tekst i autosvar til patienten
Teksten i det autosvar, som sendes til patienten via en e-kons vedrørende labsvaret, redigeres i Systemmanager under E-moduler > Laboratorietal autosvar.
For at nulstille teksten til standardteksten, klik på knappen <Standard>.
Tilpas hvilke labsvar, der skal arkiveres
Det kan frit vælges, om det kun er normale labsvar *, der skal arkiveres, eller om alle labsvar skal arkiveres, uanset svarets udfald.
Det styres af indstillingen 'Arkiver kun normale' under Indstillinger > Rekvisitioner > Autohåndtering. Bemærk, at det er en global indstilling, som gælder for hele klinikken, og derfor skal 'Global' vælges i fold-ud-menuen i øverste venstre hjørne af Indstillinger, før der kan foretages ændringer.
* Til at vurdere, om labsvar er normale, anvendes de samme grænseværdier, som er valgt ved opsætning af funktionen til at sende autosvar til patienten. Se afsnittet "Tilpas grænseværdier for laboratorieprøver til autosvar" ovenfor. Hvis det vælges, at kun normale labsvar skal arkiveres, vil unormale/afvigende labsvar forblive i 'Indbakke' til håndtering af klinikken.
Tilpas antal hverdage indtil patientens aftale
Antallet af hverdage, der må gå fra rekvisitionsoprettelse til patientens næste aftale, for at prøvesvaret arkiveres, kan tilpasses for klinikken. Der kan vælges mellem 1-20 hverdage.
Det styres af indstillingen 'Dage til aftale' under Indstillinger > Rekvisitioner > Autohåndtering. Bemærk, at det er en global indstilling, som gælder for hele klinikken, og derfor skal 'Global' vælges i fold-ud-menuen i øverste venstre hjørne af Indstillinger, før der kan foretages ændringer.
Vælg autohåndteringstype ved bestilling af rekvisition
Autohåndteringstype kan vælges ved bestilling af en rekvisition. Det betyder, at det kan vurderes, ved rekvirering af prøven, om svaret kan behandles automatisk, når det kommer retur. Den valgte autohåndteringstype gælder kun for den pågældende rekvisition.
Sådan vælges autohåndteringstype ved bestilling af en rekvisition
1.Klik på modulet Rekvisition for at oprette en rekvisition som normalt.
2.Inden valg af rekvisitionstype, vælg ved menupunktet 'Autohåndtering', hvilken autohåndteringstype, der skal anvendes. Se en beskrivelse af typerne ovenfor.
Bemærk!
▪Patienten skal have en e-mailadresse registreret, for at menupunktet 'Autosvar ved normal' er tilgængeligt.
▪Ved tidspunktet for rekvisitionsbestilling skal patienten have en planlagt kalenderaftale inden for det valgte antal hverdage, for at menupunktet 'Arkiver ved aftale' er tilgængeligt.
3.Klik på <Klinisk Kemi> og fortsæt oprettelsen af rekvisitionen som sædvanlig.
Vælg standard-autohåndteringstype
Det er muligt at vælge en standard-autohåndteringstype, som automatisk er forudvalgt for brugeren ved bestilling af rekvisitioner.
Sådan vælges standard-autohåndteringstype
1.Naviger til Indstillinger > Rekvisitioner > Autohåndtering
2.Klik på de tre prikker ud for 'Standard autohåndtering'
3.Hvis en anden type end standardværdien ønskes, fjern fluebenet ved 'Brug standardværdi' og vælg i fold-ud-menuen, om der skal anvendes 'Autosvar ved normal' eller 'Arkiver ved aftale'. Se en beskrivelse af typerne ovenfor.
4.Klik på <OK> og luk indstillingsvinduet.
Hvis den valgte standard-autohåndteringstype ikke er tilgængelig i listen ved oprettelse af en rekvisition, vil typen ovenover automatisk blive valgt. Dvs. hvis 'Arkiver ved aftale' er valgt som standard, men ikke er tilgængelig, da patienten ikke har en tid inden for det angivne antal hverdage, så vil 'Autosvar ved normal' blive valgt i stedet.